L’inventaire physique des stocks n’est pas toujours l’activité favorite des équipes.
Cette tâche, souvent perçue comme laborieuse et chronophage, joue pourtant un rôle fondamental dans la bonne gestion d’une entreprise.
Effectuer un inventaire permet de mettre à jour les états financiers en fournissant une photographie exacte, à un moment donné, des biens détenus.
Ces données sont essentielles pour évaluer le résultat comptable, ajuster les obligations fiscales et vérifier la cohérence entre les stocks réels et ceux enregistrés dans les logiciels de gestion.
Définition de l’inventaire physique
L’inventaire physique correspond à la vérification et au comptage manuel des biens matériels détenus par une société.
Ce contrôle se fait en général à intervalles réguliers, au minimum une fois par an, afin de garantir que les quantités notées dans les registres soient fidèles à la réalité sur le terrain.
Ce processus offre à la direction une vue concrète de la disponibilité des stocks, utile à la fois pour les documents comptables et les obligations fiscales. Il permet également de détecter d’éventuels écarts causés par des pertes, des vols ou des détériorations.
Le plus souvent, l’inventaire annuel consiste à faire un relevé physique de l’ensemble des biens, dont les résultats sont ensuite comparés aux chiffres figurant dans les outils de gestion. En cas d’écarts, des ajustements doivent être opérés. C’est un levier indispensable pour maintenir l’efficacité d’un entrepôt logistique.
Un plan d’inventaire comprend généralement :
- Un planning précis pour organiser les inventaires périodiques,
- Des consignes claires pour le comptage et la vérification,
- Une procédure pour analyser les écarts entre les stocks physiques et les données comptables,
- Une méthode pour concilier les écarts avec les documents financiers.
Les obligations légales en matière de stock
La réalisation d’un inventaire est une exigence pour toute entreprise, qu’elle soit individuelle ou sous forme de société commerciale. Celui-ci doit être effectué au moins une fois par exercice, à la date de clôture comptable.
💡 Il est toutefois possible de mettre en place un inventaire tournant ou permanent, réalisé progressivement tout au long de l’année.
L’inventaire inclut la comptabilisation de :
- Produits finis,
- Matières premières,
- Marchandises.
Les étapes clés pour organiser un inventaire efficace
- Établir une liste des produits présents en stock avec toutes les informations d’identification nécessaires.
- Imprimer cette liste pour les équipes, idéalement sous forme de tableau avec un espace vide pour noter les quantités physiques.
- Former des équipes de comptage, avec des chefs d’équipe expérimentés pour superviser.
- Procéder à la vérification physique de chaque article.
- Suivre un ordre logique dans les rayonnages afin d’éviter les déplacements inutiles.
- Contrôler les références des produits un par un pour s’assurer qu’ils correspondent à ce qui est indiqué dans le système.
- Localiser et noter chaque produit, en signalant tout écart, article manquant ou produit endommagé.
- Recouper les écarts entre les excédents et les manques afin d’identifier d’éventuels déplacements internes.
- Le superviseur valide les données avec le système informatique.
- Si besoin, une seconde vérification est effectuée avant que les résultats ne soient transmis à la comptabilité.
Bien préparer son inventaire
- Choisissez une période calme de l’année (hors pic d’activité) pour limiter les perturbations,
- Fixez une date précise pour bloquer les opérations logistiques (entrées/sorties de stock),
- Formez le personnel aux consignes de comptage avant de démarrer,
- ❗ Profitez de cette occasion pour vérifier l’état des rayonnages industriels : stabilité, alignement, signes d’usure…
Points forts d’un inventaire physique annuel
- ✅ Précision des données de stock,
- ✅ Détection des pertes ou écarts,
- ✅ Meilleure maîtrise des actifs de l’entreprise.
Inconvénients possibles
- ❌ Long à mettre en œuvre,
- ❌ Mobilisation de ressources pour une tâche non directement productive,
- ❌ Risque d’erreurs si mal encadré.
Alternatives à l’inventaire annuel classique
- 🔄 Comptage cyclique
Cette méthode consiste à compter une portion des stocks chaque jour ou chaque semaine. Idéale pour les entrepôts avec un volume de stock important. - 📆 Inventaire permanent
Les stocks sont mis à jour au fur et à mesure des mouvements d’entrées et sorties. Un suivi continu qui assure une visibilité en temps réel. - 🎯 Échantillonnage
On ne contrôle physiquement qu’un échantillon représentatif. En cas de divergence avec les données, un comptage global peut ensuite être déclenché.
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